5 dicas para otimizar o seu inventário de jóias e controlar melhor as suas jóias

Olá, chamo-me Cooper. Já dei a volta ao quarteirão algumas vezes nos negócios. Já vi o que funciona e o que não funciona. Hoje, quero falar sobre algo super importante para o seu negócio de jóias: o inventário de jóias. Se tem uma loja de jóias ou vende jóias online, a forma como gere o inventário de jóias pode ser decisiva. Está cansado de adivinhar a quantidade de inventário que precisa? Preocupa-se com o dinheiro acumulado em peças de joalharia que ficam paradas? Ou pior, perde vendas porque não tem artigos populares? Este guia de gestão de inventário de jóias é para si. Vou partilhar formas simples de controlar o seu inventário de jóias e otimizar o seu stock de jóias. Aprenderá como uma boa gestão de inventário pode poupar-lhe dinheiro e dores de cabeça. Vale a pena ler porque estas dicas podem ajudar o seu negócio de jóias a crescer.

1. Porque é que uma boa gestão de inventário de jóias é tão vital para o seu negócio de jóias?

Já vi muitos proprietários de empresas de joalharia começarem com uma paixão por belas peças de joalharia. Adoram fazer ou encontrar artigos únicos. Mas, depois, a parte do inventário de jóias deixa-os atrapalhados. Uma boa gestão de inventário de jóias não se trata apenas de contar. Trata-se de saber o que se tem. Trata-se de saber onde está. Trata-se de saber a rapidez com que se vende. Este conhecimento é poder.

Uma gestão adequada do inventário ajuda o seu fluxo de caixa. Pense nisso. Cada colar, cada brinco, cada anel que está no seu stock é dinheiro. Se ficar parado demasiado tempo, esse dinheiro fica retido. Não o pode utilizar para outras coisas, como novos modelos ou marketing. Uma boa gestão de stocks também o ajuda a fazer os seus clientes felizes. Eles encontram o que querem. Recebem-no rapidamente. Os clientes satisfeitos voltam. É por isso que a gestão de inventário é importante para qualquer joalheiro. É o motor silencioso que mantém o seu negócio de joalharia a funcionar sem problemas.

É fundamental dispor de um sistema de gestão de inventário. Sem ele, está a voar às cegas. Pode encomendar demasiado stock de um artigo. Ou pode ficar sem um produto muito vendido. Ambos são maus para o negócio. Uma boa gestão de inventário de jóias significa que se compra de forma inteligente. Armazenar de forma inteligente. Vender de forma inteligente. Transforma o seu inventário de jóias de uma preocupação numa ferramenta para o sucesso.

2. Que coisas ruins acontecem se você não controlar bem o seu inventário de jóias?

Deixem-me dizer-vos que não manter um bom registo do inventário das jóias é uma receita para problemas. Eu já vi isso acontecer. Uma pequena marca de jóias que eu conhecia tinha belos desenhos. Mas a gestão do seu inventário de jóias era uma confusão. Eles adivinhavam o que encomendar. (Problema) Acabaram com caixas de peças de joalharia não vendidas, especialmente alguns estilos de colar únicos que não pegaram. O seu dinheiro estava todo empatado. Não podiam investir em novos modelos, potencialmente mais vendidos.

Depois, o outro lado da moeda: rupturas de stock. (Agitar) Imagine que um cliente entra, pronto para comprar um brinco específico que viu online. Olha-se. Já não há. Não se sabe quando chegará mais. Esse cliente não está perdido apenas por essa venda. Ele pode não voltar. Faz com que o seu negócio de joalharia pareça pouco profissional. Estes problemas de inventário podem acumular-se. Poderá ter custos de armazenamento para artigos que não se vendem. Pode perder as tendências da moda porque o seu dinheiro está preso em stock antigo. O seu inventário de jóias não fica parado; custa-lhe caro se não for gerido.

Se não controlar o seu inventário de jóias, não pode fazer boas escolhas. Não saberá o que se vende melhor. Não saberá quando deve encomendar de novo. Pode até perder artigos por roubo ou danos e não se aperceber disso durante muito tempo. É como tentar conduzir um carro de olhos fechados. É provável que bata em alguma coisa. É por isso que tem de gerir o seu inventário de jóias com cuidado.

3. Como é que um sistema de gestão de inventário o pode ajudar a gerir eficazmente o inventário de jóias?

Então, estão a ver os problemas. Qual é a solução? Um bom sistema de gestão de inventário. Agora, "sistema" pode parecer grande e assustador. Mas não tem de o ser. Um sistema de gestão de inventário é apenas uma forma de manter o controlo de cada peça de joalharia. Ajuda-o a saber o que tem, onde está e como se está a movimentar. Esta é a chave para uma gestão de inventário eficaz.

Pense num sistema de gestão de inventário como o seu ajudante. Pode ser simples, como uma folha de cálculo bem organizada. Ou pode ser um software de inventário especial. A questão é que lhe dá controlo. Ajuda-o a ver claramente os seus níveis de inventário. Este sistema de gestão ajuda-o a fazer escolhas baseadas em factos e não em suposições. Pode ver qual o colar que se vende mais rapidamente e qual o modelo de brinco que é mais lento. Isto ajuda-o a gerir melhor o inventário de jóias.

Um bom sistema de gestão pode também poupar-lhe tempo. Em vez de passar horas a contar à mão, o sistema pode fornecer-lhe relatórios. Pode até avisá-lo quando os níveis de stock são baixos para artigos populares. Isto significa que pode evitar as terríveis rupturas de stock. E ajuda-o a evitar comprar demasiado inventário de coisas que não se vendem. Isto liberta o seu fluxo de caixa. Isso permite que você se concentre nas partes divertidas do seu negócio de jóias, como criar ou encontrar belas peças de jóias. É assim que você agiliza suas operações de joalheria.

4. Software de inventário de jóias ou uma folha de cálculo: Qual é o mais adequado para controlar o inventário?

Esta é uma pergunta comum que ouço. "Robert, devo comprar um software de inventário de jóias sofisticado ou posso usar apenas uma folha de cálculo de inventário de jóias?" A resposta é: depende. Depende do tamanho do seu negócio de jóias e da complexidade do seu inventário de jóias. Ambos podem ajudá-lo a controlar o inventário.

Para um negócio de joalharia muito pequeno, talvez apenas a começar, uma folha de cálculo bem feita pode funcionar. Pode listar todas as peças de joalharia. Pode anotar o custo, o fornecedor e a data de aquisição. Pode actualizá-la quando faz uma venda. Mas é preciso ter muito cuidado. É fácil cometer erros numa folha de cálculo. É preciso muita disciplina para mantê-la actualizada. Se tiver muitas peças de joalharia diferentes, pode ficar confuso rapidamente.

À medida que o seu negócio de joalharia cresce, um software de gestão de inventário de joalharia (ou um software de inventário mais geral) faz muitas vezes mais sentido. Um bom software de inventário de jóias pode fazer muito mais. Pode acompanhar as vendas em tempo real. Pode utilizar leitores de códigos de barras. Pode fornecer-lhe relatórios detalhados. Pode ajudá-lo a ver as tendências da moda nas suas vendas. Facilita a contagem do inventário. Automatiza muitas tarefas. Isto poupa-lhe tempo e reduz os erros. Para uma gestão eficaz do inventário numa joalharia em crescimento, o software é geralmente o caminho a seguir. É um investimento, mas muitas vezes paga-se a si próprio ao ajudá-lo a otimizar o seu inventário de jóias.

5. Quais são os primeiros passos para organizar o seu inventário e cada peça de joalharia?

Muito bem, vamos ser práticos. Como é que se começa a organizar o inventário? O primeiro passo é saber o que tem. Isto significa fazer uma contagem completa do inventário. Sim, contar cada peça de joalharia. Pode levar tempo, mas é muito importante. Isto dá-lhe um ponto de partida. Este inventário é essencial para o controlo.

Depois de saber o que tem, precisa de um sistema para organizar as suas jóias. Dê a cada item um nome ou número único. Isto é frequentemente designado por SKU (Stock Keeping Unit). Pense em como agrupar os seus artigos. Talvez por tipo: colar, brinco, anéis, pulseiras. Talvez por material: ouro, prata, pedras preciosas. Talvez por fornecedor. Ou talvez por coleção, se for uma marca de jóias. Escolha uma forma que faça sentido para o inventário da sua empresa de joalharia.

Depois, decida onde guardar cada peça. Uma boa arrumação é fundamental. Mantenha os artigos semelhantes juntos. Certifique-se de que estão seguros e são fáceis de encontrar. Coloque etiquetas claras nas prateleiras ou gavetas. Se tem uma joalharia, precisa de um sistema para os seus artigos de exposição e para o seu stock. Manter o controlo das suas jóias é muito mais fácil quando o seu inventário está organizado. Isto facilita a procura de artigos para os clientes ou quando é necessário verificar os níveis de stock.

6. Com que frequência deve auditar as suas peças de joalharia e os níveis de stock?

Fazer uma auditoria ao seu inventário de jóias é como ir ao médico para um check-up. É preciso fazer isso regularmente para garantir que tudo esteja saudável. Uma auditoria significa que você conta fisicamente suas peças de joalheria e compara essa contagem com o que seu sistema de inventário (seja um software de inventário de jóias ou uma planilha) diz que você tem. Isto ajuda-o a encontrar quaisquer problemas.

Com que frequência se deve efetuar uma auditoria completa? Para muitos proprietários de empresas de joalharia, uma vez por ano é uma obrigação, muitas vezes por razões fiscais. Mas penso que isso não é suficiente para um bom controlo do inventário. As coisas podem correr mal durante um ano inteiro. Sugiro que se façam verificações mais pequenas e regulares. A isto chama-se contagem de ciclos. Talvez se verifique uma categoria de peças de joalharia, como todo o stock de colares, numa semana. Depois, outra categoria, como todos os brincos, na semana seguinte.

Estas verificações regulares ajudam-no a detetar erros atempadamente. Talvez um artigo tenha sido vendido mas não registado. Talvez esteja a faltar alguma coisa. As verificações de auditoria regulares também mantêm os seus registos de inventário precisos. Registos precisos significam que pode confiar nos seus dados de vendas e tomar melhores decisões sobre o que encomendar. É uma parte essencial da boa gestão do inventário. Não fique à espera de uma grande surpresa no final do ano.

7. O uso de um sistema de código de barras pode realmente agilizar seu inventário de jóias?

Sou um grande fã de tudo o que torna o trabalho mais fácil e mais exato. Um sistema de código de barras pode fazer exatamente isso para a gestão do inventário de jóias. Pense nisso. Cada peça de joalharia recebe uma pequena etiqueta com um código de barras. Quando vende um artigo, basta digitalizar o código de barras. A venda é registada instantaneamente no seu sistema de gestão de inventário.

Isto faz algumas coisas óptimas. Primeiro, é rápido. Muito mais rápido do que digitar números de itens. Segundo, é exato. Reduz os erros humanos. Não há mais digitação do código errado para um colar ou brinco. Isto ajuda a simplificar muito os seus processos de inventário de jóias. Também torna as contagens de inventário mais rápidas. Basta ler o código de barras de cada artigo.

A utilização de um sistema de códigos de barras ajuda-o a acompanhar as vendas em tempo real. Isto dá-lhe informação actualizada sobre os seus níveis de inventário. Torna o seu software de inventário de jóias ainda mais poderoso. Algumas pessoas preocupam-se com o custo de um leitor de código de barras e de uma impressora. Mas para muitos proprietários de empresas de joalharia, o tempo poupado e os erros evitados fazem com que seja um bom investimento. É um grande passo para gerir o seu inventário de jóias de forma profissional.

8. Que dados de vendas devem ser monitorizados para otimizar o inventário de jóias?

Para otimizar verdadeiramente o seu inventário de jóias, tem de se tornar um pouco detetive. E as suas principais pistas vêm dos seus dados de vendas. Saber apenas o que foi vendido não é suficiente. É preciso ir mais fundo. Que dados de vendas deve seguir? Em primeiro lugar, verifique que peças de joalharia específicas estão a ser vendidas. Não apenas "colares", mas que desenhos de colares.

Em segundo lugar, monitorize a rapidez com que os artigos são vendidos. Esta é a sua velocidade de vendas. Algumas peças de joalharia podem voar das prateleiras. Outras podem ficar paradas durante meses. Saber isto ajuda-o a decidir o que deve encomendar de novo e a quantidade de inventário a manter. Além disso, acompanhe as vendas por estação ou tendências de moda. Será que certos estilos de brincos vendem melhor no verão? Um determinado colar torna-se popular depois de ser usado por uma celebridade? Estes dados são preciosos.

Também deve analisar as margens de lucro de cada artigo. Um artigo pode vender bem, mas se o lucro for pequeno, talvez não valha a pena armazená-lo em grande quantidade. Um bom software de gestão de inventário pode ajudá-lo a recolher e analisar todos estes dados de vendas. Quando compreende os seus dados de vendas, pode fazer escolhas inteligentes. Pode armazenar mais do que vende bem e dá bons lucros. Pode descontar os artigos de movimento lento para libertar dinheiro. É assim que optimiza o seu inventário de jóias.

9. Como acabar com o excesso de stock e as rupturas de stock na sua joalharia?

Ah, as grandes dores de cabeça para qualquer joalheiro: excesso de stock e rutura de stock. (Problema) Excesso de stock é quando se tem um inventário demasiado grande de determinadas peças de joalharia. Isto bloqueia o seu fluxo de caixa. Ocupa espaço. Pode até sair de moda antes de as conseguir vender. (Agitar) Depois há rupturas de stock. É quando um cliente quer comprar algo, como um colar ou brinco popular, mas você não o tem. Perde-se a venda. O cliente fica descontente. É um sentimento terrível.

Então, como é que se encontra o equilíbrio certo? (Introdução à solução) Tudo se resume a uma gestão inteligente do inventário de jóias. Utilize os seus dados de vendas (como acabámos de falar) para prever a procura. Conheça os seus prazos de entrega - o tempo que o seu fornecedor demora a fazer chegar o novo stock até si. Defina pontos de reabastecimento para os seus artigos populares. Isto significa que, quando o seu stock de uma determinada peça de joalharia desce para um determinado nível, é automaticamente reordenado. Um bom software de inventário de jóias pode ajudar neste aspeto.

Além disso, considere estratégias como oferecer um desconto ou uma promoção em artigos que estão a ficar em excesso de stock. Isto pode ajudar a deslocá-los antes que se tornem um problema maior. Para as rupturas de stock, é fundamental ter um fornecedor fiável que possa fazer entregas rápidas. Por vezes, para jóias muito caras ou personalizadas, pode até trabalhar numa base de encomenda. Isto evita o armazenamento de artigos que podem não ser vendidos. O controlo cuidadoso do inventário é a sua melhor defesa contra o excesso de stock e as rupturas de stock.

10. Como é que um bom fornecedor pode mudar a sua estratégia de gestão de inventário para melhor?

Escolher os fornecedores de jóias certos é muito importante para a sua estratégia de gestão de inventário. Um bom fornecedor é mais do que apenas alguém que lhe vende peças de joalharia. Ele é um parceiro no seu negócio de jóias. (Solução) Pense no seguinte: se o seu fornecedor tiver prazos de entrega longos e pouco fiáveis, terá de manter mais inventário de jóias à mão para evitar rupturas de stock. Isso significa que mais do seu dinheiro está comprometido.

Mas e se tivesse um fornecedor que compreendesse os desafios da gestão do inventário de jóias? É aí que nós, como fabricantes, tentamos fazer a diferença. Sabemos que ter um inventário demasiado grande é um risco para si. Por isso, concentramo-nos em ser flexíveis. Nem sempre é necessário encomendar-nos grandes quantidades de um novo colar ou brinco. Muitas vezes, podemos produzir lotes mais pequenos de forma eficiente. Isto significa que pode testar novas peças de joalharia sem um grande investimento. Isto ajuda-o a gerir muito melhor o seu inventário de jóias e o seu fluxo de caixa.

Um fornecedor reativo também o pode ajudar a reagir mais rapidamente às tendências da moda. Se um determinado estilo se torna subitamente popular, um fornecedor que possa fornecer rapidamente essas peças de joalharia é inestimável. Ajudam-no a evitar rupturas de stock de artigos populares. Também nos concentramos na qualidade. As jóias acabadas de alta qualidade vendem-se melhor e têm menos devoluções. Isto significa que o seu inventário de jóias se move mais rapidamente. Por isso, quando procura um fornecedor, não olhe apenas para o preço. Procure um parceiro que o possa ajudar com uma gestão eficaz do inventário. É esse o nosso objetivo.

11. As minhas 5 principais dicas para controlar as suas jóias e gerir o inventário de forma inteligente.

Cobrimos muito neste guia para gerir o inventário de jóias. Então, deixe-me resumir as minhas 5 principais dicas para manter o controle de suas jóias e gerenciar o inventário como um profissional. Estas são coisas que aprendi ao longo dos anos e que podem realmente ajudar o seu negócio de jóias.

Em primeiro lugar, saiba o que tem. Faça contagens regulares de inventário ou contagens de ciclo. Não adivinhe. Utilize um sistema de inventário, quer seja uma folha de cálculo ou um software de gestão de inventário de jóias, para manter registos precisos de cada peça de joalharia. Em segundo lugar, utilize os seus dados de vendas. Estes dados dizem-lhe o que está na moda e o que não está. Ajudam-no a decidir o que deve armazenar, quando deve voltar a encomendar e que peças de joalharia podem necessitar de um desconto ou promoção.

Em terceiro lugar, organize fisicamente o seu inventário de jóias. Um armazém ou expositor limpo e bem organizado torna mais fácil encontrar artigos e ver o que tem. Use etiquetas claras. Isto torna a gestão do seu inventário muito menos stressante. Em quarto lugar, construa boas relações com os seus fornecedores de jóias. Um fornecedor fiável que ofereça flexibilidade e qualidade pode ser um grande trunfo na sua estratégia de gestão de inventário. Pode ajudá-lo a evitar excesso de stock e rupturas de stock. Como fornecedor, nós próprios nos concentramos em ser este tipo de parceiro para a sua marca de jóias. Compreendemos que o seu sucesso com o inventário de jóias também nos ajuda.

E a minha quinta dica: abrace a tecnologia se puder. Um bom sistema de gestão de jóias, especialmente um software de inventário de jóias com leitura de códigos de barras, pode poupar-lhe muito tempo e evitar erros dispendiosos. Ajuda-o a acompanhar as vendas em tempo real e a otimizar o seu inventário de jóias. É um investimento que pode realmente compensar a longo prazo para o seu inventário de negócios de jóias. Assumir o controlo do seu inventário de jóias de forma eficaz é um dos movimentos mais inteligentes que pode fazer.